12 Tips para impulsar la gestión del tiempo en la oficina

12 de Julio del 2017

La administración del tiempo es primordial para la productividad, es por eso que se han escrito decenas de libros sobre este tema, pero aquí te traemos 12 tips para impulsar la gestión del tiempo en la oficina.

En ocasiones, a pesar de contar con 8 horas diarias para realizar tareas dentro de la oficina, estas no parecen suficientes, lo que nos hace recurrir a las horas extras en la oficina disminuyendo significativamente nuestro tiempo libre. Pues aquí te traemos lo que necesitas para administrar el tiempo en la oficina de manera eficiente.

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12 Tips para impulsar la gestión del tiempo en la oficina

1.    Ten un horario y apunta todos tus pensamientos, conversaciones y actividades por una semana: Este es el primer paso para la organización, tener un cronograma te ayudará a saber cuánto puedes hacer durante el curso del día y qué haces con tu tiempo. Podrás observar cuánto tiempo realmente gastas produciendo resultados y cuánto pierdes en pensamientos, conversaciones y acciones improductivas en la oficina.



2.    Calcula siempre a tu favor: Considera siempre las interrupciones o incidentes que puedan robarte tiempo, por eso agrega un par de minutos a cada actividad para atender las situaciones que puedan presentarse en la oficina.

3.    Priorizar las tareas: Tener una larga lista que no logras terminar solo aumenta nuestra frustración y sensación de ineficiencia en la oficina . El truco, dice Laura Vanderkam, autora de 168 Hours: You Have More Time Than You Think (168: Horas: Tienes más tiempo del que crees), es averiguar lo que en realidad pertenece a la lista, se aconseja tener no más de tres a cinco cosas absolutamente necesarias y olvidémonos de lo demás.

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4.    Primero lo más difícil: Luego de realizar la priorización de las actividades, lograrás identificar aquellas que requieran más tiempo y energía. Estas actividades ponlas de primeras en tu lista y procura ejecutarlas en horas de la mañana en la oficina, pues tendrás la mente más descansada y con menor nivel de estrés.


5.    Aprovecha los tiempos de concentración: el ser humano no está diseñado para pasar 8 horas frente a un computador trabajando sin parar en una oficina, es por eso que es esencial aprovechar los lapsus de concentración de nuestro cerebro. Consigue un temporizador de cocina o de celular. Prográmalo por 45 o 60 minutos y no te detengas hasta que escuches la alarma. Te sorprenderá notar lo que puedes lograr en una hora sin interrupciones.


6.    Fija fechas y tiempos de entrega: Cuando te soliciten alguna tarea en la oficina, deja en claro para que fecha es requerida. En caso de que te preguntes ¿para cuándo puedes tenerlo listo? Agrega un par de horas más o un día dependiendo de la tarea, pues así podrás entregarlo siempre antes de lo dicho.

7.    Evita la reunionitis: Se entiende como el exceso de reuniones que no son ni imprescindibles ni importantes, siendo la consecuencia de esto la pérdida de tiempo, los costes directos o indirectos consiguientes, es decir el coste de oportunidad, la opinión negativa por parte de los colaboradores de que las reuniones no sirven para nada y la consiguiente pérdida de productividad en la oficina.

Peter Drucker, tratadista austriaco y autor de varias obras sobre gestión de las organizaciones, afirmaba: “Una reunión cuya única función es colocar a los participantes en la presencia del ejecutivo no hay manera de lograr que sea productiva. Son los gajes del oficio. Los altos ejecutivos son eficaces en la medida en que logran evitar que estas reuniones interfieran en su jornada de trabajo”.

8.    Ley de “Leerlo una vez”: Esta ley debe ser aplicada a Email, mensajes de texto laborales, memos y documentos, procura leerlos solo una vez, resalta y anota lo más importante.

 



9.    Evita las interrupciones: No des tu atención absoluta las personas o tareas que no estén agendadas, esto incluye llamadas telefónicas o visitas inesperadas en la oficina. Para evitar la pérdida de tiempo y concentración agéndalo para cuando puedas atenderlo.

10.  Una tarea a la vez: Si bien hay personas que destacan por ser multitareas, hay otra que sacan mayor provecho poniendo toda su concentración en una sola cosa.

11. Sonríe: ninguna situación en la oficina es tan grave como que no puedas reírte de ella, sonreír te permite ver las situaciones desde un punto de vista diferente y encontrar soluciones.


12.  Realiza actividad física: El ejercicio es bueno para el cuerpo y la mente, si realizan algún deporte o actividad física esta con el tiempo brindara mejores condiciones física, mayor cantidad de energía y concertación. 

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