PASOS A SEGUIR PARA RENOVAR TU OFICINA POR COMPLETO

10 de Abril del 2017

 

¿Quieres renovar tu oficina por completo y no sabes cómo? Aquí te mostraremos paso a paso como hacerlo de manera efectiva.

Has escuchado la frase “Solo la renovación puede mantener, el que se queda parado, se retrasa”. Pues bien, es un dicho muy cierto que se aplica en diferentes situaciones.

El ser humano generalmente le gustan los cambios, pero muy pocos se arriesgan a tomarlos, y esta situación también se observa en el ambiente laboral. La mayoría considera el cambio de sillas de oficina por unas sillas de oficina ergonómica, otros en el color de paredes y más allá en el diseño de mobiliario de oficina u objetos decorativos. Si eres de la personas que deseas una renovación total de oficina, pero no sabes que tienes que tener en cuenta, en el siguiente ebook te decimos como hacerlo.

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  1. Paso 1: ¿Me es útil lo que tengo?

      1.1  Espacio de trabajo

      1.2  Mobiliario de oficina

      1.3  Equipo humano

     2Paso 2: criterios para dar paso a la renovación de oficina 

     2.1  Actividad profesional

     2.2  Clientes

     2.3  Prioridades

     2.4  Metodología de trabajo

     2.5  Estructura empresarial

     2.6  Expectativas de crecimiento

     2.7  Resolución de problemas

 

 

Paso 1: ¿Me es útil lo que tengo?

La pregunta es sencilla, pero para lograr una respuesta que nos dé una visión de la situación de nuestra oficina, es preciso que resuelvas un pequeño cuestionario. Esta lista permitirá saber cuáles son las necesidades reales y si el desempeño del personal se ve afectado. Esta lista contiene los siguientes ítems:

-          Espacio de trabajo

-          Mobiliario de oficina

-          Equipo humano

Espacio de trabajo

El espacio de trabajo influye de gran manera en la productividad del personal, se recomiendo contar con un área especial para cada tipo de tarea, por ejemplo, para reuniones gerenciales o con ejecutivos, una sala de reuniones formal o un despacho es lo indicado.

No dejes de lado las salas donde se puedas realizar videoconferencias o charlas informativas e incluye espacios de confort que permitan un momento de relajo para el tiempo libre de los trabajadores.

A pesar de esto, existen otros factores que afectan directamente la salud y el rendimiento de los trabajadores como: el ruido, mala iluminación, humedad, temperatura, entre muchos otros.

 

Espacio de trabajo

ITEM

Bien

Regular

Mal

Metros cuadrados disponible

 

 

 

Ruido

 

 

 

Temperatura

 

 

 

Vibraciones

 

 

 

Iluminación

 

 

 

Radiaciones

 

 

 

Adaptación a nuevas tecnologías

 

 

 

Al finalizar el ebook, puedes imprimir el cuestionario completo.

Mobiliario de oficina

Es este un punto de mucha importancia a la hora de decidir renovar completamente tu oficina, porque este no solo debe colaborar con el diseño sino también con la ergonomía y comodidad del personal, es decir, la funcionalidad del mobiliario debe impulsar el desempeño del equipo de trabajo además de ser cómodo.

El elemento impresionable en todo ambiente de trabajo es la silla, por lo tanto no debe es coger una silla cualquiera, esta de ser regulable en brazos, espaldar y asiento, por lo que es recomendable emplear una silla de oficina ergonómica.

Diversos estudios han comprobado que, el personal desempeña sus labores con este tipo de mobiliario, aumentan su productividad considerablemente, no solo porque mejora su postura sino también por la sensación de comodidad que brinda. 

Conoce mas en nuestro post sobre: OFICINA: ¿SILLAS CLÁSICAS O MODERNAS?

 

 

 

Mobiliario de oficina

ITEM

Bien

Regular

Mal

Ergonomía de los asientos

 

 

 

Estado de conservación

 

 

 

Capacidad suficientes para las necesidades productivas del personal

 

 

 

Adaptación  a los nuevos requerimientos

tecnológicos

 

 

 

Adaptación a nuevas formas de trabajo (en equipo, videoconferencias, etc)

 

 

 

Al finalizar el ebook, puedes imprimir el cuestionario completo.

 

El equipo humano

En nuestra hoja de ruta también se ha considerado este factor, porque debe quedar claro si el espacio de trabajo actual y el mobiliario de oficina son suficientes para garantizar el bienestar del personal de la empresa.

-          Permitir al personal demostrar todo su potencial y capacidad de crear ideas o propuestas que se reflejen en beneficio de la empresa.

-          Facilitar ambientes que permitan un buen desempeño al personal. Por ejemplo, implementar cabinas individuales para trabajos que no necesitan ningún tipo de distracción, o ambientes donde hacer una reunión no afecte a los compañeros de trabajo.

-          Repotenciar el engagement, es decir la fidelización por parte del personal hacia la empresa. Cuando el trabajador se siente identificado con la empresa y desea dar su máximo esfuerzo, esto se reflejará en beneficio de la institución.

Para esto, el empleador debe propiciar el ambiente ideal y adecuado para sus trabajadores. Si se logra este objetivo se habrá dado un paso muy importante.

 

Productividad del equipo humano

ITEM

Bien

Regular

Mal

Ergonomía de los puestos y mobiliarios

 

 

 

Facilidad para hacer trabajos en equipo

 

 

 

Posibilidad de hacer trabajos que requieran concentración

 

 

 

Posibilidad de hacer pausas en el trabajo

 

 

 

Adaptación a nuevos requerimientos tecnológicos

 

 

 

Al finalizar el ebook, puedes imprimir el cuestionario completo.

               

 

 

 

PASO 2: CRITERIOS PARA INICIAR LA RENOVACION DE OFICINA

Una vez completado los cuadros anteriores, ya debes tener una idea más completa de lo que debes mejorar o cambiar por completo dentro de tu oficina, para logar el mejor desempeño laboral.

Sin embargo, aún quedan varias interrogantes ¿Cómo realizas los cambios? ¿Va a costar mucho dinero? ¿Tomarán mucho tiempo? Pues lo mejor es dejarlo en manos de los expertos, consulta varias empresas especializadas en la decoración de oficina para establecer una idea más completa de cómo se llevara a cabo tu inversión. 

 

Actividad Profesional

La actividad profesional debe marcar el estilo de la oficina, es decir, para un despacho de abogados, son imprescindibles los mobiliarios de almacenaje para expedientes o documentos importantes. Sin embargo, en una oficina de marketing que se caracteriza por su creatividad, se necesitan mobiliarios de oficina ergonómicos que faciliten reuniones y el trabajo en equipo.

 

Clientes

Si la actividad profesional requiere que existan reuniones con los clientes dentro de las instalaciones de la empresa, no solo se tiene que tener en cuenta el estilo de mobiliario y decoración del ambiente de trabajo sino también que elementos  hagan sentir cómodos a los visitantes, quienes son finalmente la fuente de ingresos para la compañía.

Considera dotar todos los espacios con sillas de oficina ergonómicas, que permitan a tus clientes sentirse cómodos en todo momentos, la sala de espera, de reuniones y oficinas en general deben brindar la mayor comodidad posible.

Los clientes son muy importantes para la empresa, por esta razón además de contar con mobiliarios cómodos para ellos, se debe crear ambientes donde puedan tomar un café, cargar su celular o utilizar el wi-fi de buena calidad. Todos estos detalles no pasaran desapercibidos por el cliente.

 

 

Prioridades

Remodelar completamente la oficina implica tiempo y sobre todo dinero para la empresa, es por esta razón que cualquier decisión debe considerarse una inversión y no un gasto. Si es por necesidades y mayor productividad del personal se debe enumerar las acciones que se realizaran por orden de relevancia:

  1. Renovar la sala de reuniones
  2. Comprar sillas de oficina ergonómicas
  3. Remodelar la oficina
  4. Crear un espacio de trabajo activo y atractivo visualmente
 

Metodología de trabajo

Es innegable que el avance de la tecnología ha influenciado en las formas de trabajo en la sociedad actual, y cada vez son más las empresas que implementan nuevas metodologías de trabajo como el teletrabajo, hotdesking entre otros.Estudia estas nuevas modalidades de trabajo, sus ventajas y contratiempos, si se adaptan a tu modelo de negocio arriésgate a incluirlas 

 

Estructura empresarial

¿Cuál es el tipo de estructura que mantiene la empresa? Es decir, vertical u horizontal, ¿en cuántos departamentos o áreas está dividida la institución y cuantos trabajadores las integran? Es importante cuantificar todos estos datos, además se debe conocer cuáles son las funciones principales de cada trabajador, porque de esta manera el empleador sabrá cuales son las necesidades reales, dado que ellos son finalmente los usuarios finales de la remodelada oficina.

 

Expectativas de crecimiento

Debes considerar la proyección de crecimiento de tu empresa, puesto que la renovación completa requerirá de una inversión, prevé cómo será el crecimiento de la empresa en cuanto a los nuevos clientes, nuevos trabajadores o exigencias profesionales para evitar tener que afrontar el cambio en poco tiempo.

Resolución de problemas

Detecta problemas ocasionados por un ambiente laboral negativo y considera cada aspecto para el cambio. A continuación te presentamos algunos ejemplos de problemas y sus respectivas soluciones.

  • Bajo rendimiento por problemas musculares

Cambiar las sillas comunes por unas sillas de oficina ergonómicas, que brinden comodidad al trabajador. Además, implementar mobiliarios ergonómicos de oficina que sean funcionales en diferentes situaciones.

  • Dificultad para trabajar en equipo

Diseñar más espacios que estén destinados para reuniones, espacios de coworking, conferencias o exposiciones, que potencien la creatividad de los trabajadores.

  • Flujo deficiente de visitas y trabajadores

Delimitar las zonas de alto tránsito en la empresa para evitar incomodidades

Diseñar ambientes que inspiren creatividad. Estas áreas necesitan un diseño especial, muebles ergonómicos que permitan despejar la mente por unos momentos y crear nuevas ideas.

  • Falta de motivación en el equipo de trabajo

Invertir en mobiliarios que faciliten el desempeño de los trabajadores e impulsen el cumplimiento de los objetivos debe ser siempre la prioridad.

  • Baja iluminación

Considera el uso primordial de la luz natural, apoyada con luz artificial preferiblemente blanca, ten en cuenta los colores de las salas para distribuir las iluminarias.

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