Tips para optimizar una sala de reunión

En el mundo empresarial, las salas de reuniones en oficina son espacios cruciales donde colaboradores se reúnen para la toma de decisiones, realizar presentaciones de nuevos proyectos y/o para el intercambio de ideas de asuntos claves.

Es fundamental contar con un ambiente de reunión, que permita la concentración, comodidad y trabajo en equipo. Lograr que después de la junta, sus participantes no tengan la sensación de haber perdido tiempo, sino lo contrario se sientan cómodos en sus sillas de oficina y productivos es clave para considerar que la reunión fue eficaz.

Se ha demostrado en diferentes estudios que las reuniones son menos productivas y exitosas de lo que deberían, ya que suelen alargarse durante varias horas y, cuando se culmina, no solo has dejado de hacer tareas que se tenían pendiente, sino que, además, no existe ninguna conclusión de todo lo dialogado.

En este artículo, exploraremos una serie de tips y estrategias para optimizar tus salas de reuniones en entornos altamente productivos. Con el fin de mejorar la experiencia de los colaboradores y se promueve un trabajo en equipo.

1. Planificación Estratégica

El primer paso para una junta exitosa es una planificación a detalle. Antes de convocar una reunión, asegúrate de tener un objetivo claro y definido en mente. ¿Qué se quiere lograr al finalizar la reunión?

Además, elabora una agenda en la cual se defina los temas claves a discutir, y comunícala con anticipación a todos los participantes. Esto ayudará a mantener el enfoque y aprovechar al máximo el tiempo disponible.

2. Mobiliario ergonómico para Salas de Reuniones

Al diseñar y amueblar una sala de reuniones, una de las primeras consideraciones que debemos tener en cuenta es la disposición del mobiliario ergonómico. Se debe priorizar contar con sillas de directorio que sean confortables, adaptables y de materiales de calidad.

Sillas ergonómicas en las que los participantes se sientan cómodos durante las reuniones para poder centrarse en el contenido y colaboración.

Se debe garantizar la comodidad de los asistentes para las largas jornadas, con sillas ergonómicas que ofrezcan soporte lumbar, cabecera, reposabrazos y se permitan ajustar la altura y el respaldo.  Ver más sobre: ¿Cómo reconocer una silla ergonómica?

En cuánto al escritorio, puedes optar por la tradicional mesa grande al centro de la sala, o elegir escritorios más pequeños y ligeros que puedan adaptarse con facilidad. Por ejemplo, coworking, reuniones más cortas pero productivas. Son escritorios de oficina versátiles y modulares que se puedan ajustar según las necesidades de cada reunión. Leer más: Escritorios Regulables en Altura: la solución ideal para un trabajo ergonómico

3. Mantén un Tiempo Estratégico

Una reunión eficaz debe respetar el tiempo de todos los participantes. Es recomendable, establecer una duración límite y cumplirla. La puntualidad y la administración del tiempo son esenciales para mantener el compromiso y la atención de todos los colaboradores.

En muchas ocasiones, las reuniones suelen sobrepasar el plazo de tiempo que se había establecido. Lo ideal es que una reunión no excediera 1 hora. Entre los 30 y los 60 minutos es el tiempo recomendado y que se puede conservar un alto nivel de concentración y de implicación.

Por lo contrato, si está previsto que la reunión dure más que 1 hora, ten en cuenta hacer una pequeña pausa.

4. Integración Tecnológica

La tecnología de comunicación es fundamental para garantizar que las reuniones sean efectivas y productivas. Utiliza herramientas de videoconferencia de buena calidad para incluir a participantes remotos. De esta manera, amplías el alcance de tus reuniones y facilitas la colaboración a distancia.

Además, sistemas de audios adecuados y una conexión confiable a Internet. Considera la posibilidad de integrar pizarras digitales y otras herramientas interactivas que faciliten la colaboración en equipo.

Es primordial, asegurarse de que todos los dispositivos tecnológicos estén correctamente configurados y funcionando antes de que comience la reunión. La falta de preparación técnica puede generar retrasos e interrupciones innecesarias.

5. Fomenta la participación

Es importante que durante la reunión se incentive la participación de todos los presentes realizando preguntas abiertas y motivando el intercambio de ideas.

Además, se puede utilizar técnicas de lluvia de ideas o actividades de trabajo en equipo para estimular la creatividad y la resolución de problemas. Todas las voces deben ser valoradas y respetadas, independientemente del cargo dentro de la organización.

En conclusión, las salas de reuniones efectivas son cruciales para estimular la colaboración activa y la participación en el ámbito empresarial, aumentando así la productividad y una mejor toma de decisiones que harán poner en marcha los proyectos con éxito.

Para lograrlo, es fundamental la planificación previa, tener en cuenta la disposición del mobiliario con sillas ergonómicas, mantener un tiempo estratégico, la integración de la tecnología y fomentar la participación. ¡Aprovecha al máximo cada junta y potencia el rendimiento de tu equipo!